Systém eKasa (VŠETKO, ČO CHCETE VEDIEŤ)
Koniec roka je za dverami a s tým je na Slovensku spojená povinnosť používať systém eKasa pre podnikateľov evidujúcich tržby prostredníctvom pokladnice.
i
Do 31. decembra 2019 nebudú podnikateľom ukladané pokuty za nepoužívanie online registračnej pokladnice v prípade, že požiadali o pridelenie kódu pokladnice systému evidencie tržieb eKasa. Od 1. januára 2020 však táto povinnosť pripadá všetkým.
Systém eKasa – OBSAH
- ERP, ORP, VRP, eKasa?
- Aký je rozdiel medzi ORP a VRP?
- Aké sú výhody a nevýhody ORP?
- Čo robiť pri výpadku internetu, ak máte ORP?
- Aké sú výhody VRP?
- Čo robiť pri výpadku internetu, ak máte VRP?
- Ktorý typ pokladne vybrať? Čo zohľadniť pri výbere pokladne pre eKasa?
- Chcete platiť mesačný paušál alebo túžite po trvalej licencii?
ERP, ORP, VRP, eKasa?
Máte v týchto pojmoch zmätok? Ani sa nečudujeme. Poďme si teda najprv vysvetliť, čo jednotlivé skratky znamenajú a aké výhody a nevýhody tieto zmeny prinášajú.
ERP je skratka pre elektronickú registračnú pokladnicu. ERP sú klasické pokladnice, ktoré sa premenovali a prepracovali na pokladnice ORP – online registračné pokladnice. Po novom teda skratka ERP stráca význam a nie je dôležitá.
ORP, ako sme uviedli vyššie, je skratka pre online registračné pokladnice.
Skratka VRP znamená virtuálna registračná pokladnica.
No a na záver, eKasa, je systém Finančnej správy, ktorý spolupracuje a je spoločný pre oba systémy, teda ORP a VRP.
Aký je rozdiel medzi ORP a VRP?
Online registračná pokladnica (ORP) vyzerá navonok rovnako ako ERP. ORP obsahuje softvér a hardvér, ktorý jej umožňuje prostredníctvom internetu v reálnom čase komunikovať so systémom Finančnej správy eKasa.
Virtuálna registračná pokladnica (VRP) pozostáva len z bezplatného programu dodávaného priamo od Finančnej správy a z akejkoľvek tlačiarne. Virtuálnu registračnú pokladnicu môžete používať na počítači, mobile alebo tablete. Funguje tak, že sa s príslušným zariadením prihlásite do aplikácie a následne pridávate do pokladničného dokladu jednotlivé tovary alebo služby zakúpené zákazníkom. Následne potvrdíte vytlačenie dokladu a vytlačíte na tlačiarni spojenej so zariadením cez kábel, Bluetooth alebo WiFi a je odovzdaný zákazníkovi.
Aké sú výhody a nevýhody ORP?
Hlavnou výhodou ORP je to, že všetok softvér aj hardvér, ktorý potrebujete na jej používanie, sa nachádza v jednom zariadení.
Ďalšou výhodou je aj to, že k online registračnej pokladnici môžete ľahko pripojiť rôzne externé zariadenia (platobné terminálny, skenery čiarových kódov, POS systémy, digitálne váhy a podobne).
Medzi ďalšiu, nemenej dôležitú výhodu niektorých ORP, patrí aj softvér, vďaka ktorému si môžete jednoducho programovať položky vami predávaných tovarov a služieb priamo vo vašom počítači alebo si vytvárať rôzne reporty predaja. Napríklad môžete ľahko zistiť, ktorý tovar sa lepšie predáva a jednoduchšie analyzovať preferencie zákazníkov a prispôsobiť im vašu ponuku.
Medzi hlavné nevýhody ORP patrí to, že v porovnaní s virtuálnou registračnou pokladnicou je jej zaobstaranie finančne náročnejšie. Kúpa môže vyjsť na niekoľko stoviek eur a ak sa rozhodnete zakúpiť ORP formou služby, tak zaplatíte niekoľko desiatok eur mesačne. Nie každá online registračná pokladnica je prenosná a umožňuje napájanie aj na batérie, takže ak by ste sa rozhodli predávať aj na trhových miestach, možno by ste si museli kúpiť novú prenosnú kasu.
V prípade, že používate len jednu online registračnú pokladnicu a pokazí sa vám, môžete mať problém s evidenciou tržieb.
Online registračné pokladnice v ponuke
Hľadáte na pokladňu vhodnú čítačku čiarových kódov? Určite oceníte rýchlu ručnú čítačku čiarových kódov Honeywell Hyperion 1300g, ktorá nemá žiadne pohyblivé časti, preto je nenáročná na údržbu.
Čo robiť pri výpadku internetu, ak máte ORP?
V prípade, že vypadne internetové pripojenie, sa nemusíte hneď obávať. Výhoda ORP je aj to, že obsahujú CHDÚ, teda chránené dátové úložisko, kam sa odosielajú všetky doklady. V situácii, že vás zasiahne výpadok internetu, sa doklady automaticky odošlú do CHDÚ a zákazníkovi môžete vystaviť paragón. Po opätovnom pripojení na internet sa automaticky všetky údaje a doklady, ktoré sa uložili do CHDÚ, odošlú na Finančnú správu. Musíte si však dávať pozor na to, aby výpadok internetu netrval dlhšie ako 48 hodín.
Aké sú výhody VRP?
Výhodou VRP sú nízke náklady na jej obstaranie, pretože jej softvér od Finančnej správy je bezplatný. Musíte si iba zakúpiť tlačiareň (môžete však používať aj svoju klasickú kancelársku tlačiareň) a zároveň potrebujete zariadenie, na ktorom bude virtuálnu registračnú pokladnicu používať (mobil, tablet, PC). Veľkou výhodou je prenosnosť.
Výhodou virtuálnej registračnej pokladnice je tiež to, že môžete použiť akékoľvek zariadenie na jej spustenie. Môže to byť mobil, tablet alebo počítač, ktorý už pravdepodobne vlastníte, takže ušetríte za nákup zariadenia. V prípade, že sa jedno zariadenie pokazí, ľahko si zaobstaráte druhé. Softvérové prostredie virtuálnej registračnej pokladnice je pomerne prehľadné a ľahko ovládateľné.
Podstatnou nevýhodou virtuálnej registračnej pokladnice je to, že ste úplne závislý od internetového pripojenia a ak ho práve nemáte, tak sa do aplikácie ani neviete prihlásiť. Problém môže nastať aj vtedy, keď zabudnete prihlasovacie údaje do virtuálnej registračnej pokladnice alebo si prístup dokonca zablokujete.
Virtuálne registračné pokladnice v ponuke
Cenovo dostupná termálna tlačiareň Xprinter XP-T58-K je ideálna na tlač účteniek v pohostinstve, reštaurácii, hoteli či v menších prevádzkach.
Cashino PTP je prenosná termotlačiareň a vďaka svojim kompaktným rozmerom a batériovej prevádzke vhodná na stánkový predaj, menšie prevádzky či taxikárov.
Čo robiť pri výpadku internetu, ak máte VRP?
Tu sa ukazuje nevýhoda VRP. Pokladnica VRP musí mať neustále pripojenie na internet. V prípade, že nastane výpadok internetu, pokladnica nefunguje a s pokladnicou nemôžete vôbec pracovať. Jediná možnosť, ktorá vám ostáva, je ručné vystavovanie paragónov. Tieto paragóny však musíte následne, keď sa opäť pripojíte na internet, zadať do VRP a ručne odoslať na Finančnú správu.
Ktorý typ pokladne vybrať? Čo zohľadniť pri výbere pokladne pre eKasa?
V prvom rade si položte otázku, aký veľký je váš biznis. V prípade, že ste drobný podnikateľ, určite vám postačí mobil alebo tablet + prenosná tlačiareň. Malé a stredné firmy využijú počítačové pokladne s dotykovým displejom a príslušenstvom. Veľké firmy budú pravdepodobne evidenciu riešiť komplexným informačným systémom.
Chcete platiť mesačný paušál alebo túžite po trvalej licencii?
Môžete si vybrať z troch typov:
- Bezplatná verzia – väčšinou obmedzená na určité množstvo položiek (možnosť upgradu na plnú verziu)
- Trvalá verzia – plná verzia softvéru za jednorazovú úhradu (bez mesačných poplatkov)
- Predplatné – plná verzia softvéru s mesačným paušálom, ktorá zahŕňa podporu, aktualizácie a služby (napr. zálohovanie v cloude).
Teraz už viete, ako sa v novom systéme pokladníc orientovať a aká pokladnica je vhodná práve pre vás. Vyberte si z našej širokej ponuky pokladníc pre každého. Poponáhľajte sa, koniec roka sa neúprosne blíži.
