Vybrať správny papier do tlačiarne nemusí byť jednoduché. Stačí sa však držať niekoľkých zásad. V prvom rade ho vyberajte podľa technológie vašej tlačiarne, najčastejšie používané sú atramentové a laserové typy. Ďalším kritériom je kvalita papiera, ktorú označujú písmená A, B a C. Ktoré papiere sú vhodné na každodennú tlač, ktoré najmenej znečisťujú tlačiarne a ktoré sa nezasekávajú?
Do atramentových tlačiarní sa hodí klasický kancelársky papier typu A a B, ale aj drahšie papiere určené na farebnú tlač a niektoré fotopapiere.
Do laserových tlačiarní sa väčšinou oplatí kupovať iba kancelársky papier, ideálne typu B a C.
Do termosublimačných tlačiarní je nutné kupovať špeciálny termopapier.
Do ihličkových tlačiarní patria špeciálne papierové role.
Papier označený písmenom A je zo všetkých najkvalitnejší, ale aj najdrahší. Odporúča sa aj do kvalitných atramentových tlačiarní a kopírok. Z oboch strán má hladený povrch a pri práci sa nebudete stretávať s prašnosťou, rozpíjením a, čo používateľov určite poteší, aj so zasekávaním papiera v tlačiarni. Nevýhodou je vyššia cena, nehodí sa na každodennú tlač.
Papier typu B prináša ideálny pomer kvality a ceny. Je drahší ako C, ale investícia sa vám rozhodne oplatí. Menej práši a tlačiareň sa menej zanáša. Použitím tohto typu papiera znížite opotrebovanie a predĺžite životnosť tlačiarne. Potešia aj nižšie náklady vynaložené za jej čistenie.
Papier B sa odporúča vkladať ako do laserových, tak aj do atramentových tlačiarní. Vhodný je aj na obojstrannú tlač a na rozdiel od typu C sa môže bežne používať aj pri spotrebe 250 a viac papiera denne. Je totiž menej prašný a tlačiareň sa nebude toľko zanášať. Nie je však vhodným variantom do rýchlobežných zariadení, ktorými prechádza 60 a viac papierov za minútu.
Papier C je najrozšírenejším, najlacnejším a najmenej kvalitným typom papiera. Vhodný je do všetkých kopírok a laserových tlačiarní a predovšetkým na jednostrannú tlač v nevyťažených kanceláriách, kde sa tlačí zhruba do 250 papierov denne. Oproti typom B a A sú papiere C belšie, pretože obsahujú najviac kriedy. Prejavuje sa to v tom, že sa vnútri zariadenia po čase usadzuje biely prášok. Nižšia obstarávacia cena papiera sa teda premietne vo vyšších výdavkoch za čistenie tlačiarne.
Ak tlačíte veľa čiernobielych dokumentov, je dobré kupovať bežný kancelársky papier typu C. Ak tlačíte zhruba do 250 papierov denne, je jedno, či použijete papier A, B alebo C. Nad 250 papierov denne radšej zvoľte B alebo C. Najlacnejší je papier C, najdrahší A. Kompromisom je papier typu B. Je kvalitný a za rozumnú cenu. Najviac ušetríte použitím recyklovaného papiera.
Skladovanie významne ovplyvňuje kvalitu papiera, preto sa oplatí dodržiavať niekoľko pravidiel. Papier skladujte na suchom a teplom mieste. Pokiaľ vám to však možnosti neumožňujú, pred tlačou papier ponechajte 24 hodín na suchom a teplom mieste, aby z neho vyprchala vlhkosť, napríklad v kancelárii, kde tlačíte. Pokiaľ možno netlačte na navlhnutý a studený papier, pretože pri vložení papiera do laserovej tlačiarne by sa po zahriatí začal krútiť.
Papiere nižšej kvality než "A" majú tendenciu sa zasekávať, pretože nemajú tak dobre hladený povrch. So stúpajúcou kvalitou papiera sa nelepší iba kvalita tlače, ale tiež sa zaisťuje jej hladký priebeh.