Inteligentné tlačiarne OKI splnia GDPR
Podceňovanou hrozbou v oblasti GDPR je využívanie tlačiarní. Nejde však len o samotný ľudský faktor, kedy ľudia často zabúdajú vytlačené listy s dôležitými informáciami v tlačiarni. Je totiž nutné zabezpečiť aj dostatočne bezpečnú komunikáciu medzi počítačom a tlačiarňou. Spoločnosť OKI rozšírila ponuku o inteligentnú multifunkčnú tlačiareň OKI MC853dn, ktorá plní pravidlá GDPR. Čo vlastne taká tlačiareň dokáže a zvládne jej sprevádzkovanie naozaj každý? A ako tlačiť dokumenty v súlade s GDPR?
Tlač firemných dokumentov z pohľadu GDPR
Základom je, aby bol pri tlači alebo skenovaní dokumentov s osobnými údajmi prístup k týmto informáciám preukázateľne obmedzený len na oprávnené osoby. Ďalším aspektom je zabezpečenie prenášaných a uchovávaných informácií v elektronickej podobe šifrovaním.
Typické prípady z praxe zahŕňajú napríklad situáciu, keď je tlač dokumentov umožnená iba po predchádzajúcej autentizácii (PIN, čipová karta) priamo u tlačiarne, čo zaručuje, že si dokumenty vytlačila konkrétna osoba. A platí to aj pri skenovaní, ktoré by nemalo prebiehať na zdieľané úložisko, kde má k súborom prístup každý, ale napríklad do osobne zdieľanej zložky, do systému pre správu dokumentov s regulovanými prístupovými právami či do e-mailovej schránky.
To všetko umožňujú moderné kancelárske tlačiarne a multifunkcie, často označované ako „inteligentné“ alebo s „otvorenou platformou“, ktorá má v ponuke japonská značka OKI, ktorá sa na kancelársku tlač špecializuje.
Čo je GDPR?
GDPR (General Data Protection Regulation) je nová právna norma Európskej únie, ktorá nadobudla účinnosť 25. mája 2018. Trošku krkolomný slovenský preklad skratky GDPR znie Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov. Pri zlom zaobchádzaní s osobnými údajmi hrozí pokuta až do výšky 20 miliónov eur alebo 4 % z ročného obratu firmy. Takto vysoká suma môže byť likvidačná aj pre zavedenú firmu s dobrým cashflow.
Inteligentná multifunkcia OKI MC853dn
Typickým zástupcom novej generácie inteligetných multifunkčných tlačiarní je A3 LED multifunkcia OKI MC853dn. Je perfektnou voľbou pre pracovné skupiny, ktorým ponúka vynikajúcu kvalitu tlače a kopírovacie funkcie – to všetko v kompaktnom, ale výkonnom zariadení. Efektívnu profesionálnu multifunkciu možno vďaka cene pod 2000 bez DPH účtovne uplatniť priamo do nákladov, za túto cenu pritom poskytuje všetky funkcie, ktoré by ste očakávali u oveľa drahších A3 zariadení.
OKI MC853dn je farebná tlačiareň formátu A3, ktorá je úplne vhodná aj pre oveľa častejšie rozmer A4. Vyhovie požiadavkám na rýchlu obojstrannú tlač, kopírovanie, skenovanie a faxovanie. Samozrejmosťou je spoľahlivosť a nenáročná výmena spotrebného materiálu. Praktická je tiež prispôsobiteľná 7" farebná dotyková LCD obrazovka s intuitívnym systémom ponúk pre ľahkú obsluhu a s vylepšenými funkciami pomocníka aj makier pre časté úkony.
Výkonná kompaktná farebná multifunkčná tlačiareň A3 MC853 ponúka vynikajúcu kvalitu tlače aj funkciu kopírovania a je ideálna pre malé pracovné skupiny.
Platforma SXP zaistí, že sa inteligentná multifunkčná tlačiareň OKI MC853dn stane srdcom firemného systému práce s dokumentmi. O vysokej kvalite výrobkov OKI svedčí aj predĺženie štandardnej záručnej doby na 3 roky po ich registrácii, navyše so servisom priamo u používateľa.
Samostatnou kapitolou sú náklady na spotrebný materiál, ktorých výška je pre mnoho zákazníkov kľúčová. OKI MC853dn je v tomto smere úsporné zariadenie. Samostatné tonerové kazety majú kapacitu 7 000 strán (čierna), a dokonca 7 300 strán pre farebné varianty (žltá, purpurová, azúrová). Pri vysokom tlačovom zaťažení potom bude nutné raz za čas vymeniť aj jednotlivé obrazové valce so životnosťou 30 000 strán.
OKI ponúka pokročilé funkcie zadarmo
Často sa stáva, že firmy využívajú pri tlačových zariadeniach len základné funkcie. Tie pokročilé, zložitejšie na sprevádzkovanie, príliš nevyužívajú. Nadštandardné možnosti pritom často ponúka softvér dodávaný výrobcovi zadarmo spolu s tlačiarňami, ako je napríklad Sendys Explorer Lite pre správu dokumentov alebo Sendys Output Manager na riadenie firemnej tlače. Tie majú potenciál nahradiť zvlášť v menších firmách platené nadstavbové riešenia. Niektoré funkcie, doteraz v nemalej miere opomínané, budú v súvislosti s GDPR považované, keď nie za potrebné, tak aspoň za odporúčané. Pokiaľ ide o samotné osobné údaje, v súvislosti s tlačou sa môžu objaviť najmä tieto slabiny:
- Osobné dáta sú pri tlači prenášané cez sieť v nešifrovanej podobe.
- Osobné dáta sú pri tlači ukladané ako nešifrované na tlačových serveroch alebo pevných diskoch tlačiarne.
- Osobné dáta sú v tlačiarni uchovávané aj po vykonaní tlačovej úlohy.
- Dokumenty obsahujúce osobné údaje skončia v nesprávnych rukách na výstupnom zásobníku tlačiarne.
- Neexistuje dostatočný prehľad o pohybe dokumentov (napríklad v koľkých existujú kópiách, kto ich vytlačil alebo skopíroval).
Odporúčania pri tlači osobných údajov
Do interných firemných predpisov pre tlač je v súvislosti s GDPR vhodné zvážiť doplnenie týchto pravidiel:
- Zabezpečená tlač výhradne po autentizácii cez PIN/čipovú kartu (vyzdvihnutie len po zadaní, v prípade väčšieho počtu zariadení zvážiť nasadenie riešenia umožňujúceho funkciu Follow Me).
- Bezpečné mazanie hard disku tlačiarne doplnené o časovo definované mazanie konkrétneho súboru.
- Šifrovanie prenosu tlačových dát medzi zariadením a tlačiarňou, napr. pomocou funkcie Private Print pre šifrovaný prenos dát.
- Analyzovať nasadenie lokálnych tlačiarní do oddelenia, kde sa vo zvýšenej miere pracuje s osobnými údajmi (napr. mzdové, personálne, marketingové, obchodné oddelenie).
- Bezpečné nastavenie ukladania skenovaných úloh, zabezpečenie naskenovaných súborov s možnosťou fulltextového vyhľadávania.
- Efektívne využitie softvéru, ktorý je súčasťou balenia tlačiarne, v prípade OKI ide napr. o Sendys Explorer Lite pre správu dokumentov a Sendys Output Manager pre riadenie firemnej tlače.
- Bezpečné nakladanie s vytlačenými dokumentmi obsahujúcimi osobné údaje a ich bezpečné uchovávanie.
- Bezpečné skartovanie, či iný spôsob likvidácie tlačených dokumentov s osobnými údajmi.
GDPR je kontinuálny proces, ktorý musíte neustále plniť na maximálnej možnej úrovni.
Sami vidíte, že splniť podmienky GDPR nie je úplne jednoduché. Pokiaľ chcete mať pokoj aspoň s tlačou citlivých dokumentov, potom vyberte inteligentné multifunkčné zariadenie OKI MC853dn. Za slušné peniaze dostanete všestrannú farebnú multifunkčnú tlačiareň, ktorá sa jednoducho používa.
GDPR desatoro pre malé podniky a živnostníkov
Úrad na ochranu osobných údajov vydal desatoro pre správcov, ktoré je zostručnením základných pravidiel ochrany osobných údajov, využiteľné malými správcami údajov, živnostníkmi či menšími podnikmi, ako základný jednoduchý návod, ako zaobchádzať s osobnými údajmi.
- Spracovanie údajov, či už je nariadené zákonom, vykonávané z vôle správcu, alebo po dohode či so súhlasom dotknutých osôb, musí byť legitímne a nesmie byť v rozpore s právnymi predpismi či morálkou.
- Každé spracovanie údajov musí byť založené na niektorom zo základných dôvodov (právnych titulov na spracovanie), najčastejšie ide o zmluvné plnenie, výkon právnych povinností alebo plnenie zákonného oprávnenia, výkon verejnej moci alebo spracovanie na základe súhlasu dotknutej osoby.
- Každý, kto zhromažďuje, ďalej spracováva a uchováva osobné údaje, musia jasne vymedziť (stanoviť a byť schopný vysvetliť) sledovaný zámer – účel spracovania údajov.
- Všetky spôsoby a formy, rozsah spracovania a doba uchovávania údajov musia byť vždy primerané účelu spracovania.
- Ak detaily spracovania stanovuje verejnoprávny predpis, nemožno sa od nich väčšinou odchýliť. Každé spracovanie vo verejnom sektore musí mať jasný zákonný podklad, takéto spracovanie nemožno nahradiť súhlasom so spracovaním údajov.
- Správca aj spracovateľ osobných údajov musia osobné údaje patrične zabezpečiť a chrániť organizačnými a technickými opatreniami – v miere rizikovosti spracovania.
- Spracovanie by malo byť voči dotknutým fyzickým osobám prevádzané férovo, korektne a transparentne. Informácie o spracovaní poskytované subjektu údajov musia byť zreteľné, jednoznačné a zrozumiteľné, v rozsahu zodpovedajúcemu konkrétnej situácii.
- Spracovanie nesmie nadmerne zasahovať do súkromia. Správcovia môžu voliť rôzne primerané prostriedky spracovania, v prípade moderných technológií sú však povinní zvážiť nové riziká aj dopady na súkromie jednotlivcov. Najmä musia uvážiť dôvodnosť a oprávnenosť každého zdieľanie či zverejnenie negatívnych či inak citlivých údajov.
- Po naplnení účelu spracovania je daná povinnosť osobné údaje zlikvidovať. Dlhšiu dobu uchovávania môžu stanoviť zákonné pravidlá pre archiváciu alebo osobitné využívanie údajov (štátna štatistická služba, nemocenské a dôchodkové poistenie a pod.).
- V rámci EÚ je v každej členskej krajine zaručená unifikovaná ochrana osobných údajov, ktorú stanovuje všeobecné nariadenie (GDPR). Odovzdávať osobné údaje mimo Európskej únie možno len po splnení dodatočných pravidiel, alebo za určitých okolností, ako je napr. plnenie zmluvy s dotknutou osobou.
