Čo je to SharePoint?
Trápi vás vo firme veľké množstvo rôznych dokumentov a celkovo zaostalé administratívne činnosti? V tom prípade vám pomôže nasadenia služby Microsoft SharePoint, ktorá dokáže naštartovať vnútrofiremné procesy na maximálne obrátky. Čo všetko SharePoint dokáže a kde sa dá vlastne zohnať?
Čo je to SharePoint? – OBSAH
- História SharePointu
- Kľúčové funkcie Microsoft SharePointu
- Na čo slúži SharePoint Designer?
- Cena a obstaranie SharePointu
História SharePointu
Pokiaľ nepatríte medzi skúsených IT administrátorov, SharePoint vám určite nič nehovorí. Napriek tomu jeho prvú verziu vydal Microsoft už v roku 2001. Už od samotného počiatku slúži ako platforma na firemný intranet, správu dokumentov alebo na riadenie rôznych pracovných postupov.
Samozrejme od doby prvého predstavenia služby došlo k významnému zdokonaleniu všetkých funkcií. Tiež sa citeľne premenil spôsob uvažovania a celkovo používania celej aplikácie. Pôvodne bol totiž SharePoint čisto on-premise riešenie. Teda vo firme bol vyhradený server s dostatočným hardvérovým výkonom a veľkým dátovým priestorom, na ktorom všetko fungovalo. Postupom času však pribudla vysoká miera previazanosti na rôzne komunikačné platformy a možnosť zdieľať dokumenty napríklad s obchodnými partnermi alebo firemnými pobočkami v zahraničí. Aj preto sa postupne objavil SharePoint Online, ktorý je kompletne hosťovaný na serveroch Microsoftu s prístupom cez predplatné Microsoft 365.
Microsoft SharePoint 2010
SharePoint 2010 patrí aktuálne medzi najstaršie podporované edície SharePointu, ktoré však svoju životnosť ukončia počas roka 2020. V čase vydania bola oceňovaná pre celý rad vylepšení a noviniek, z ktorých náhodne menujme príchod pásu kariet (ribbon), úpravy stránok metódou drag-and-drop, lepšie formátovanie písma alebo možnosť upravovať dokumenty pomocou Office Web Applications. Teda bez nutnosti mať nainštalované aplikácie Office priamo v PC.
Microsoft SharePoint 2013
Koniec celkovej pomoci pre SharePoint 2013 je plánovaný na 11. 4. 2023, takže v mnohých firmách sa bude ešte nejaký ten čas veselo používať. Novinkou bolo prepracované rozhranie, ktoré sa podobne ako ďalšie Microsoft aplikácie priklonilo k dlaždicovému rozhraniu. Dôležitou zmenou je tiež možnosť SharePoint stylovať aj s produktami tretích strán. Tiež došlo k rozšíreniu sociálnych funkcií a teraz majú používatelia možnosť vytvárať vlastné blogy, na ktoré môžu ostatní reagovať.
Microsoft SharePoint 2016
Na začiatku roka 2016 bola vydaná aktualizovaná verzia SharePointu a pre zaujímavosť vám uvedieme minimálne hardvérové požiadavky. Tie sú 24 GB RAM, 4-jadrový CPU, 80 GB na systémovom disku a 100 GB na druhom disku na logovanie udalostí. Toto samozrejme platí skôr na menej náročné používanie a všeobecne bol SharePoint vždy považovaný za jednu z najnáročnejších aplikácií z pohľadu požiadaviek na server.
Noviniek v SharePointe 2016 rozhodne nebolo málo. Napríklad ide opäť o zmenu hornej ovládacej lišty, ktorá sa zjednotila s Office 2016. Tiež pribudla hromada klávesových skratiek zjednodušujúcich pravidelné činnosti. Tiež je novo možné vyvolať kontextové menu po kliknutí pravým tlačidlom na položku v dokumentovej knižnici. Samozrejme mnoho používateľov pristupuje k SharePointu z mobilu, preto Microsoft mohutne zapracoval na používaní mobilnej aplikácie.
Microsoft SharePoint 2019
Ide o najnovšiu on-premise verziu, na ktorú sa postupne prevádza existujúci Sharepoint. Teda pokiaľ vaša organizácia nechce zamieriť priamo do cloudového priestoru.
SharePoint 2019 prešiel celým radom dizajnových zmien, ktoré celé rozhranie približujú k aplikáciám Microsoft 365. Moderný používateľ sa tak cíti ako ryba vo vode. K dispozícii je tiež celý rad nových prvkov na jednotlivé stránky alebo knižnice súborov. Veľkým skokom vpred je možnosť uloženia až 15 GB súborov. Výraznou premenou prešlo vyhľadávania, kde sú výsledky zobrazované priamo už počas zadávania. Zaujímavá je tu predovšetkým skutočnosť, že so Sharepoint 2019 je teraz možné indexovať a sprístupniť na vyhľadávanie aj nápisy a objekty v obrázkoch. Obrázok, ktorý zobrazuje graf, tak možno cielene nájsť vyhľadaním grafov. Výhodou je, že táto funkcia bezchybne funguje aj na rukou písané nápisy.
Kľúčové funkcie Microsoft SharePointu
So Sharepointom pracujú státisíce firiem po celom svete, preto je k dispozícii celý rad funkcií, ktoré môžete v rámci nasnímaného systému prevádzkovať. Ostatne pozrite sa na zhrnutie kľúčových funkcií.
- Komplexné ukladanie firemných dokumentov vrátane verzovania alebo riadenia prístupu podľa používateľských oprávnení.
- Zjednodušenie pracovných postupov (workflow) so sledovaním jednotlivých stavov požiadaviek = digitálna transformácia skôr papierových procesov.
- Bezproblémové previazanie s aplikáciami Microsoft Office.
- Otvorenosť platformy umožňujúca ľahké napojenie na ďalšie aplikácie a systémy.
- Relatívne ľahko možno nasadiť riadenie spracovania úloh, rôzne helpdesky, evidenciu zmlúv, sledovanie dochádzky alebo príjem a odosielanie dátových schránok.
Na čo slúži SharePoint Designer?
Aplikácia SharePoint Designer slúži na vytváranie pokročilých úprav. Vďaka tomu si tak SharePoint ohnete presne podľa konkrétnych potrieb. Weby služby SharePoint sa totiž prispôsobujú potrebám podnikov všetkých typov a veľkostí, a preto sa rýchlo stávajú stále zložitejšími. Zatiaľ čo predtým slúžili ako úložisko dokumentov, zoznamov úloh a plánov, menia sa v súčasnosti na vysoko dynamické weby s bohatým obsahom, orientovaným na obchodné procesy.
Pomocou rozsiahlej knižnice predpripravených aktivít v SharePoint Designeri možno docieliť rôznych scenárov manipulácie s dokumentmi alebo s položkami. Zaujímavé je napríklad automatické dopočítavania alebo doplňovanie hodnôt pomocou dopytovania sa do iných systémov. Napríklad mzdového systému alebo účtovníctva. S pomocou workflow možno tiež automatizovať celý rad rutinných akcií a ušetriť čas. Napríklad tým, že workflow pri uložení súboru automaticky vloží niektoré metadáta alebo zašle dokument nadriadenému na schválenie.
Veľkou výhodou SharePointu je existencia mnohých konzultantských spoločností, ktoré už majú množstvo funkcií pripravených na okamžité nasadenie vo vašom prostredí. Napríklad ide o komplexnú správu dátových schránok, ktorú možno nasadiť prakticky okamžite. Samozrejmosťou je distribúcia dátových správ, ktorá môže prebiehať automaticky alebo na základe používateľsky definovaných pravidiel. Po spracovaní možno dátové správy uložiť do štruktúrovaného archívu, pričom prístup do neho majú len oprávnené osoby. Aplikácia tiež ponúka správu prakticky neobmedzeného množstva dátových schránok. Všetky funkcie potom sú dostupné cez štandardné webové služby, čo umožňuje prípadnú integráciu riešení s ďalšími systémami.
Cena a obstaranie SharePointu
Licencia na SharePoint Server 2019 v on-premise prostredí sa dá zaobstarať za zhruba 6 tisíc. Avšak je nutné pripočítať CAL licencie podľa počtu používateľov a samozrejme samotný fyzický server. Suma sumárum možno počítať s prvotnou investíciou na úrovni 20 tisíc eur. To nie je vôbec málo, ale potenciál na firemné úspory je vysoký. Napríklad zlepšením pracovných postupov možno ušetriť niekoľko kancelárskych pozícií alebo zamestnanca presmerovať na iné činnosti.
Preferovaným variantom je však založenie SharePointu v prostredí cloudu. Tento variant je známy ako SharePoint Online a je súčasťou niektorých firemných plánov Microsoft 365 (predtým Office 365). Pokiaľ však chcete len samotný SharePoint, počiatočná investícia je úplne minimálna. Samozrejme však musíte počítať s pravidelnou mesačnou platbou, ktorá štartuje na 4,2 € za používateľa.
- Microsoft 365 pre rodiny (RECENZIA): Oplatí sa predplácať?
- Zoznámte sa s bezpečnostným softvérom ESET: Aký vybrať?
- Najlepší antivírus pre Windows či mobil: Poradíme, ako vybrať
- Zálohovanie dát (VŠETKO, ČO POTREBUJETE VEDIEŤ)
- Záloha a obnova telefónu (PODROBNÝ NÁVOD)
- Microsoft CSP – flexibilné mesačné predplatné programov Microsoft!
SharePoint od Microsoftu funguje ako internetový portál a sociálna sieť na interné diskusné skupiny, tímové webové stránky a blogy, čo výrazne uľahčuje prácu aj mimo rámca oddelenia. Okrem toho sa môže pochváliť svojimi rozsiahlymi funkciami na správu dokumentov alebo na organizáciu podnikových procesov. Pokiaľ chcete digitalizovať svoju firmu, SharePoint je pomocník presne pre vás.
