Microsoft 365 Family (RECENZIA): Oplatí sa predplácať?

Microsoft 365 (RECENZIA) – OBSAH

1. Prečo budete chcieť používať Microsoft 365?
2. Inštalácia a prvé kroky v Microsoft 365
3. Mobilné a desktopové aplikácie Microsoft 365
4. Všetko prepája OneDrive
5. Microsoft 365 a ochrana proti ransomvéru
6. Tešíme sa: Bezpečnosť rodiny
7. Pre koho je služba Microsoft 365 určená?
8. Celkové hodnotenie

Prečo budete chcieť používať Microsoft 365?

Stále si myslíte, že Microsoft 365 (nástupca cloudovej služby Office 365) patrí do firiem a doma ho nepotrebujete? Mýlite sa, pretože Microsoft 365 vám okrem notoricky známych aplikácií v podobe Wordu alebo PowerPointu zabezpečí, že kompletne prepojíte všetku rodinnú komunikáciu, plánovanie a úlohy do jedného prostredia. Napríklad si môžete jednoducho urobiť zdieľaný nákupný zoznam v aplikácii To Do a už sa nikdy nestane, že vám zostane visieť pripnutý na chladničke.

A samozrejme, nesmieme zabudnúť ani na 1 TB úložný priestor na službe OneDrive. Tá je neoceniteľná najmä dnes, kedy je nutné si za vyššiu kapacitu úložísk v telefónoch ako iPhone citeľne priplatiť. Pripomeňme si, že Microsoft 365 Family je dostupný až pre 6 členov jednej domácnosti s 1 TB priestoru na každého používateľa. Oproti tomu, Microsoft 365 Personal, vám už svojím názvom napovedá, že ide o predplatné iba pre jednu osobu.

Základný prehľad plánov Microsoft 365 vs. Office 2019

Pozrite sa na základný prehľad funkcií jednotlivých edícií, ktoré patria medzi najviac žiadané. Sú totiž určené primárne pre domácnosti alebo malé firmy.

Inštalácia a prvé kroky v Microsoft 365

Hneď na začiatku musíme uznať, že inštaláciu má Microsoft zvládnutú na výbornú, a dokonca ani počítačový laik sa nemá kde zaseknúť. Stačí totiž prejsť na stránku microsoft365.com/setup, vyplniť používateľské meno a heslo (prípadne rovno založiť nový Microsoft účet), vyťukať zakúpený produktový kľúč a v podstate máte hotovo. Celá táto akcia trvá tak 2 minúty.

Stránku s prehľadom služieb si uložte do obľúbených, pretože sa na ňu budete celkom často vracať. Slúži totiž ako rozcestník na ďalšiu prácu. K dispozícii máte možnosť nainštalovať desktopové aplikácie Office, samozrejme vo verzii pre Windows 10 alebo MacOS. Tiež môžete cez tlačidlo „Zdieľať“ pozvať ďalšieho člena rodiny. Stačí vyplniť jeho email a dôjde k odoslaniu pozvánky do služby Microsoft 365 Family. Celkovo môžete okrem seba pripojiť aj ďalších 5 členov domácnosti, keď každý z nich získa všetky dostupné aplikácie a vlastný 1 TB priestoru na OneDrive.

Ďalšia dlaždica ukazuje, do kedy máte platnú licenciu služby Microsoft 365 vrátane detailnej správy predplatného. Tu môžete jednoducho službu predĺžiť alebo prekontrolovať nastavenie kreditnej karty. Kliknutím na OneDrive sa prenesiete do svojho prideleného diskového priestoru.

Nasledujúce dve tlačidlá slúžia ako rýchla navigácia k obľúbeným komunikačným službám Skype a Outlook. V prípade oboch sa môžete rozhodnúť, či chcete využívať ich webové verzie alebo vyžadujete inštaláciu desktopovej aplikácie.

Mobilné a desktopové aplikácie Microsoft 365

Aplikácie ako Word, Excel, PowerPoint alebo emailového klienta Outlook vám v zásade nemusíme nijak detailne predstavovať. Ide totiž o notoricky známe aplikácie, s ktorými sa dnes učia pracovať aj deti na základných školách. Pokiaľ nepatríte medzi softvérových pirátov, pravdepodobne ste boli zvyknutí si balík Office kupovať za jednorazový poplatok, prečo by ste teda mali po novom platiť každý mesiac?

Počas nášho testovania sme sa práve do tejto situácie dostali. Doteraz využívaný Office 2016 nahradil Microsoft 365 Family, ktorý priniesol rad zásadných vylepšení. Jednotlivé desktopové aplikácie prešli dizajnovými úpravami, pôsobia prehľadnejšie a celé prostredie je vzdušnejšie. Prakticky všetky ovládacie panely možno zabaliť, čím sa vám rozšíri viditeľná plocha dokumentu. Kedykoľvek potom stačí prejsť kurzorom nad hornú lištu a potrebné prvky sa bleskovo zobrazia. To je skvelé napríklad pri práci na menšom displeji notebooku.

Skvelou súčasťou aplikácií Word, Excel alebo PowerPoint sú pripravené šablóny. Potrebujete vytvoriť profesionálne vyzerajúci životopis alebo deťom vytlačiť rozvrh hodín školského vyučovania? Stačí založiť nový dokument a z tisíce šablón si vyberie úplne každý.

Asi najviac citeľné zmeny uvidíte v Outlooku. Tomu bolo často vytýkané zložité rozhranie s mnohými tlačidlami, ktoré sťažovalo orientáciu menej skúseným používateľom. V aktuálnej verzii je Outlook naopak dokonale prehľadný a skvele funkčný. A Microsoft navyše naďalej pridáva a upravuje funkcie podľa toho, ako ich používatelia používajú a ako si o ne žiadajú. Jednotlivé aplikácie sa tak neustále vyvíjajú a posúvajú dopredu. To je hlavný rozdiel oproti jednorazovému nákupu balíka Office 2016 alebo Office 2019, kde dostanete síce plne funkčné aplikácie, ale okrem bezpečnostných opráv už nič ďalšie nedostanete. A práve na Outlooku je vidieť, ako veľmi sa od relatívne novej verzie z Office 2016 posunul.

Bližší pohľad na mobilné aplikácie Microsoft 365

Dostávame sa k mobilným aplikáciám, na ktorých Microsoft v posledných mesiacoch výrazne zapracoval. Málokto napríklad vie, že mobilný Outlook je úplne zadarmo a môžete ho jednoducho používať na správu ľubovoľnej emailovej adresy.

Veľkým krokom vpred bolo nedávne zjednotenie Wordu, Excelu a PowerPointu do jednej mobilnej aplikácie nazvanej jednoducho Microsoft Office (verzia pre Android a iOS). Ide o elegantnú, jednoduchú, ale predovšetkým praktickú aplikáciu, ktorá v sebe spája všetky dôležité nástroje, a dokonca pridáva aj niečo navyše. Okrem základnej úpravy dokumentov totiž vo voľbe Akcia nájdete možnosť previesť obrázok na text (napríklad nejakú ceduľu alebo plagát), previesť dokument do PDF, naskenovať QR kód alebo jednoducho skenovať papierové dokumenty do PDF. V prípade poslednej funkcie vám môžeme garantovať, že to bude oveľa rýchlejšie ako pri použití klasického stolného skenera.

A ako komunikačná platforma slúži starý dobrý Skype, ktorý je k dispozícii nielen ako aplikácia na PC, vo webovom prehliadači, ale samozrejme aj na mobiloch alebo tabletoch. Môžete jednoducho chatovať, prevádzkovať videohovory alebo hlasové hovory. A pozor. V rámci predplatného Microsoft 365 získate 60 minút mesačne na volania aj na pevné alebo mobilné linky. Samozrejme však nemožno volať na špeciálne a prémiové čísla ani na čísla, ktoré nie sú priradené k zemepisnej oblasti. Avšak celkovo ide o príjemný bonus.

Všetko prepája OneDrive

Kľúčovou súčasťou akéhokoľvek plánu Microsoft 365 je OneDrive. Toto cloudové úložisko je súčasťou všetkých počítačov so systémom Windows 10 a vo východiskovom stave vám automaticky synchronizuje všetko, čo si uložíte do Dokumentov, do Obrázkov alebo na pracovnú plochu vášho počítača. Ale má to jeden háčik: bezplatná kapacita je len 5 GB, čo je z dnešného pohľadu celkom málo, a rýchlo narazíte na chybové hlášky ohľadom vyčerpanej kapacity.

Zaobstaraním Microsoft 365 získate celý 1 TB voľného miesta, čo je už iná káva. A navyše, v rámci služby Microsoft 365 Family dostanete 1 TB nielen pre seba, ale pre každého člena vašej domácnosti. A aké to má vlastne výhody?

Určite začnite inštaláciou aplikácie OneDrive (verzia pre Android a iOS) do vašich mobilov alebo tabletov. A akonáhle vytvoríte napríklad počas rodinného výletu nejakú fotografiu alebo video, všetko sa začne automaticky synchronizovať do OneDrive. Samozrejme je možné nastaviť, či chcete využiť mobilné dáta, alebo výlučne WiFi. A keď večer zasadnete k počítaču, máte vytvorené multimediálne súbory okamžite k dispozícii. Navyše, v rámci jednoduchého nastavenia zdieľania vám môžu do jednej zložky pritiecť fotografie napríklad z troch mobilov naraz. Toto vám môže ušetriť v súčte pokojne aj desiatky hodín času strávených nad rôznym presúvaním fotografií z niekoľkých zariadení.

Avšak aby sme len nechválili. Microsoft by sa mohol poučiť od Apple a napríklad v rámci multimediálnych knižníc prestať riešiť stromovú štruktúru adresárov. Povedzme, že počas prístupu cez webové rozhranie to celkom funguje a fotografie možno vyhľadať podľa miesta alebo času vytvorenia, ale na PC sa potom rovnako prehrabuje v zložkách. To je pre menej zdatného používateľa stále často oriešok.

Ešte sa pozrieme na výhody, ktoré OneDrive ponúka pri práci s dokumentmi. Napríklad môžete ľubovoľný dokument uložený do zložky OneDrive zdieľať s ľubovoľným človekom na svete, ktorý má email. A všetko navyše zariadite priamo z Prieskumníka vo Windowse. Stačí prejsť ku konkrétnemu dokumentu, kliknúť pravým tlačidlom a vybrať Zdieľať. Potom stačí vybrať z ponúkaných osôb alebo jednoducho pridať email, povoliť úpravy dokumentu, nastaviť dátum konca zdieľania alebo nastaviť heslo na odomknutie dokumentu pre vyššiu bezpečnosť.

Doma to asi tak často nevyužijete, ale napríklad vo firemnom prostredí týmto nastane koniec nekonečného posielania excelových tabuliek na vyplneniu napríklad 10 kolegom. Vo výsledku sa potom vrátilo 10 emailov a niekto potom trávil celý deň zlúčením jednotlivých tabuliek do jednej finálnej. S Microsoft 365 tabuľku nazdieľate, pošlite odkaz kolegom a tí ju pokojne všetci súčasne vyplnia. Výsledok je okamžite k dispozícii a trvá to len zlomok času.

Doma si môžete súčasnú editáciu dokumentov uložených na OneDrive tiež vyskúšať. Pokojne si možno v rámci rodiny vytvoriť dokument Letná dovolenka 2020 a všetkým ho nazdieľať. Každý má potom možnosť do dokumentu postupne vkladať tipy na rôzne hotely alebo chalupy. Na dokumente môžete pokojne pracovať aj súčasne. Všetky zmeny sa automaticky ukladajú, a navyše funguje aj verziovanie, takže v najhoršom prípade sa dá jednoducho vrátiť k staršej verzii.

S OneDrive dokonale spolupracujú všetky ostatné aplikácie. Takže ak nejaký dokument dopíšete, uložíte na OneDrive a potom v Outlooku pridávate k emailu prílohu, automaticky vám ponúkne práve posledné upravované súbory. Dávame určite palce hore.

Celkom nedávnou novinkou v rámci cloudovej služby OneDrive je takzvaný osobný trezor. Ide o špeciálnu zložku, do ktorej sa dostanete výhradne po overení svojej identity. To je možné urobiť odtlačkom prsta, snímkou tváre alebo pomocou kódu z SMS. Slúži na ukladanie citlivých súborov, ako je pas, vodičský preukaz alebo poistné zmluvy. Tiež možno mobilnú aplikáciu OneDrive nastaviť tak, aby sa fotky alebo videá rovno nahrávali práve do tejto chránenej zložky. Tá sa mimochodom automaticky zamkne po nastavenej dobe nečinnosti.

Microsoft 365 a ochrana proti ransomvéru

Ransomvér patrí aktuálne medzi najnebezpečnejšie druhy kybernetických útokov. Stačí len chvíľka nepozornosti a behom pár okamihov máte zašifrované všetky dôležité dáta vrátane fotografií alebo dokumentov. Samozrejme si môžete zaobstarať platený antivírusový systém, ktorý by mal útoku zabrániť, ale je dobré myslieť aj na ďalšiu úroveň ochrany. A tu práve predstavuje cloudové úložisko OneDrive.

S predplatným Microsoft 365 Family aj vo verzii Microsoft 365 Personal totiž automaticky získate integrovanú detekciu ransomvéru a funkciu obnovenia po prípadnom útoku. Čo to znamená v praxi?

V prvom rade, dokáže Microsoft útok typu ransomvér rýchlo detekovať a zaslať vám upozornenie na mobil alebo email, že prebieha podivná aktivita vo vašom úložisku. Ak už bude časť súborov na OneDrive zašifrovaná, ani napriek tomu sa nedeje nič vážne. Microsoft totiž drží kompletnú históriu súborov až 30 dní starých. Cez webové rozhranie OneDrive overíte prostredníctvom SMS svoju identitu a jednoducho vyberiete konkrétny deň, ku ktorému chcete dáta na OneDrive obnoviť, a je po probléme.

Tešíme sa: Bezpečnosť rodiny

Spoločne s premenovaním Office 365 na Microsoft 365 predstavil Microsoft celý rad noviniek, ktoré chystá na vydanie v tomto roku. Nás najviac zaujala služba Microsoft Bezpečnosť Rodiny (Microsoft Family Safety), ktorá je navrhnutá tak, aby umožnila v rámci rodiny navzájom zdieľať polohu alebo sledovať využívanie jednotlivých zariadení. Napríklad tabletu alebo Xboxu. V zásade ide o veľmi pokročilý rodičovský zámok, centralizovaný do jedného miesta.

Služba Microsoft Bezpečnosť Rodiny sa zameria na:

• Zdieľanie polohy v rámci rodiny vrátane upozornenia napríklad na príchod detí domov alebo do školy
• Protokolovanie aktivít zo všetkých zariadení na jedno miesto
• Pokročilé filtre obsahu s ohľadom na vek detí
• Obmedzenie času stráveného pri obrazovke

Služba Microsoft Bezpečnosť Rodiny snáď dorazí do konca tohto roka. Ukázané funkcie vyzerajú skvele a myslíme si, že bude patriť medzi hojne využívanú súčasť predplatného Microsoft 365.

Pre koho je služba Microsoft 365 určená?

Z tých všetkých funkcií služby Microsoft 365 Family sa vám musí točiť hlava, ale je dobré mať aspoň základný prehľad. Ak totiž doma máte dvoch školákov, môžete si byť istí, že kompletný kancelársky balík vrátane napojenia na OneDrive budú na komunikáciu so spolužiakmi a hlavne učiteľmi na 100 % potrebovať.

Áno, môže sa stať, že školákom licenciu poskytne škola, ale nebudete nad tým mať vôbec žiadnu kontrolu. Čo je napríklad s výhľadom na chystanú aplikáciu Microsoft Family Safety celkom škoda. Vízia, že zaobstaraním jednorazovej licencie na Office 2019 ušetríte, je chybná, pretože vám budú chýbať z nášho pohľadu kľúčové funkcie (OneDrive, Outlook, prémiový kreatívny obsah).

Môžu však nastať prípady, keď je naopak zaobstaranie jednorazovej licencie Office 2019 vhodné. Napríklad ide o dôchodcov, ktorí PC používajú primárne ako zdroj informácií a na kontakt s priateľmi.

A konečne sa dostávame k licenciu Microsoft 365 Personal, ktorá je vhodná pre osoby na voľnej nohe, programátorov, blogerov a podobné voľné zamestnania. Všade tam sa bude hodiť bleskový prístup k súborom na OneDrive alebo úplná nezávislosť na IT zdrojoch firmy, ktorá vás zamestnáva len na čiastočný úväzok.

Celkové hodnotenie služby Microsoft 365 Family alebo Personal

Microsoft 365

Microsoft 365

Ak používate Microsoft Office 2016, alebo dokonca starší, prechod na Microsoft 365 bude ohromná zmena. Zrazu získate celý rad úplne nových funkcií, z ktorých vyčnieva cloudové úložisko OneDrive s kapacitou 1 TB a aktívnou ochranou proti ransomvéru. Táto kombinácia nám dáva jednoznačne zmysel.

Samozrejme, za dobré služby sa platí a ani Microsoft 365 nemôže byť výnimkou. Ak využijete všetkých 6 licencií vo verzii Family, jedna vás vychádza na nejakých 16 €, čo nie je pri pohľade na funkcie vôbec zlé. Ak by však Microsoft ponúkal napríklad rodinnú licenciu pre 3 alebo 4 používateľov, bola by to úplná bomba.

Musíme tiež pripomenúť, že používatelia služby Micrsoft 365 nutne potrebujú pomerne rýchly a stabilný internet. Najmä rýchlosť nahrávania smerom do internetu je dôležitá pri častom používaní OneDrive. To môže byť napríklad v prípade nesymetrických xDSL liniek celkom problém.

Klady

• Jednoduchá a rýchla inštalácia
• Stále aktuálne kancelárske aplikácie
• Skvelý emailový klient Outlook + jeho webová verzia
• Skype so 60 minútami na volania
• Cloudové úložisko OneDrive s ochranou proti ransomvéru
• Kompletne slovenské rozhranie
• K dispozícii mobilné aplikácie alebo verzie Office pre MacOS
• Technická podpora cez chat alebo telefón

Zápory

• Predplatné by mohlo byť lacnejšie (napríklad pre typickú rodinu s dvoma deťmi)
• Zatiaľ nie sú k dispozícii všetky predstavené novinky na rok 2020
• Nutnosť stabilného internetového pripojenia s ohľadom na vyššie využívanie cloudových služieb